PKTI 2B

Mail Merge Open Office 3.3

Manfaat Mail Merge :

Anda cukup membuat satu dokumen utama yang berisi kalimat-kalimat pengantar dan sumber data yang berisi rumus-rumus perhitungan. Disinilah peran utama mail merge. Selain digunakan untuk membuat seritifikat, mail merge dapat juga digunakan untuk membuat:

                a. Surat Undangan Rapat

                b. Surat Penawaran Barang

                c. Surat Pemberitahuan

                d. Sertifikat

                e. Surat Keterangan Dalam Bidang Pendidikan dan lain-lain.

Langkah-langkah menggunakan Mail Merge pada Open Office :

Buka Lembar Kerja OPEN OFFICE, Setelah itu ketikkan data yang akan Anda buat.Contoh seperti surat lamaran kerja.

Setelah itu klik menu Tools,  Mail Merge Wizard.

 

Maka akan muncul kotak berikut :

Step 1 SELECT STARTING DOCUMENT   :

Pilih Use The Current Document, setelah itu klik Next .

Step 2 SELECT DOCUMENT TYPE :

Pilih Letter,  yang mana artinya kita akan membuat dokumen surat yang dapat dicetak.

Kemudian klik next .

 

Step 3  INSERT ADDRESS BLOCK :

Klik Select Different Adress List, Lalu Klik Create, maka akan muncul kotak New Adress List dan pilih Customize.

Setelah muncul kotak Customize Adress List, lalu Delete semua jika pada address list element tidak diperlukan, lalu klik Oke.

 

 

Setelah kolom Addres Ellements kosong, klik Add untuk mengisi kolom Field dengan yang Anda inginkan .

Contohnya : Field Nama, NPM, Pendidikan, Alamat .

Lalu Oke. 

  

Setelah  itu masukkan data dari tiap fields  sebanyak jumlah Receipient nya, Klik New jika ingin menambah Reception.

Jika telah selesai memasukkan datanya, klik Oke .

Reception 5

Langkah selanjutnya yaitu mengesave :

Contoh : Di document, dengan nama TUGASOFFICE,  klik Save  .

Setelah muncul  nama TUGASOFFICE  di Select Address List, maka klik Oke .

Setelah Oke maka akan kembali ke step “Insert Addres Block”  lalu pilih Match Fields .

Ubahlah Matches to Field sesuai fields yg telah Anda masukkan tadi seperti Nama, NPM, Pendidikan, Alamat .

Pada saat merubah, Anda juga harus melihat tampilan Address Block Preview nya, jika data tidak muncul, maka Anda harus merubahnya lagi pada Matches To field.

Jika telah muncul semua, klik Oke .

Maka akan muncul tampilan seperti ini, Anda dapat mengecek no 4, apakah datanya sudah tampil semua.  Anda dapat mengecek dengan mengklik  < > document 1-5 .  Klik Next .

Step 4  CREATE SALUTATION :

Step ke 4 digunakan jika ingin menambahkan kata untuk orang yang terhormat/ yang tersayang.

Jangan memberi centang jika tidak ingin menambahkan kata tersebut .

Step 5  ADJUST LAYOUT :

    Berfungsi untuk mengedit tampilan batas posisi surat sesuai yang kita inginkan. Lalu klik Next .

 

Step 6  EDIT DOCUMENT :

Berfungsi untuk mengedit document,  jika terdapat kesalahan penulisan .

Klik Next jika tidak ingin mengedit.

  

Step 7  ADJUST LAYOUT :

Klik Next jika tidak ingin mempersonalizekan suatu document.

  

Step 8  SAVE, PRINT OR SEND :

Jika ingin mengesave merge maka klik Save Merged a Document.

Setelah itu tentukan from nya sebanyak receptionnya, Contoh : From 1-5 .

Lalu klik Save Document . Setelah itu, simpan di tempat yg Anda inginkan.

Contoh : Di save di document, dengan nama PROFFICE .

Jika sudah di save klik Finish .

Finally, bukalah  data yang telah  di save tadi di Document,  maka dengan nama yg sama yaitu PROFFICE akan muncul sebanyak 5 file .

 

Link Document :
Download document di sini